Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Das neue Dokumentenmanagementsystem kommt: DMS 4.0

Die hessische Landesverwaltung steht im Zeichen der Digitalisierung. Das Inkrafttreten des Online-Zugangsgesetzes (OZG) und des Hessischen E-Government-Gesetzes (HEGovG) bildet die Basis für den digitalen Wandel im Land Hessen. Ein zentraler Bestandteil des Wandels ist die durchgängige Bereitstellung digitaler Angebote innerhalb der öffentlichen Verwaltung. Vor diesem Hintergrund hat die hessische Landesverwaltung das Projekt DMS-Modernisierung auf den Weg gebracht und führt ein zeitgemäßes Dokumentenmanagementsystem (DMS) – das DMS 4.0 – flächendeckend ein.

Mit dem DMS 4.0 wird die Grundlage für den digitalen Verwaltungsarbeitsplatz geschaffen. Dienstleistungen der Verwaltung lassen sich so einfacher, bequemer und aufwandsärmer gestalten, was zu Service-Verbesserungen nach innen und außen führt. Verwaltungsprozesse werden mit der Produkteinführung optimiert, medienbruchfrei digitalisiert und vernetzt. Ein Ziel ist, die elektronische Akte als führende Aktenform zu etablieren. Die bisherige DMS-Lösung HeDok wird perspektivisch von DMS 4.0 abgelöst.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Landes erhalten mit dem DMS 4.0 einen modernen Arbeitsplatz, an dem ein optimaler Zugriff auf alle benötigten Informationen, stationär im Büro ebenso wie mobil von unterwegs, möglich ist. Das neue System unterstützt die effiziente Zusammenarbeit über Abteilungs- und Behördengrenzen hinweg durch vereinfachte Geschäftsprozesse und den Wegfall von Liege- und Transportzeiten bei der Vorgangsbearbeitung.

Gemeinsam mit den Ressorts gestaltet das Projektteam neue organisatorische Standards und Regelungen für eine digitale, moderne sowie sichere Aktenführung und Vorgangsbearbeitung. Um auch den umfassenden Anforderungen einer intuitiven und barrierefreien Bedienbarkeit des Systems zu entsprechen, werden Anwenderinnen und Anwender in den Entwicklungsprozess des DMS 4.0 miteinbezogen.

Bis zum Jahr 2023 sollen ca. 23.000 Verwaltungsarbeitsplätze der hessischen Landesverwaltung mit dem DMS 4.0 ausgestattet werden. Bestandsakten aus dem bestehenden System HeDok werden – soweit eine Weiternutzung im DMS 4.0 vorgesehen ist - schrittweise in das neue DMS 4.0 überführt.

Die Einführung wird in allen Behörden von hauseigenen Projektteams begleitet. Parallel dazu wird eine Einführungsberatung, das DMS-Competence-Center (DCC), aufgebaut. Das DCC unterstützt die Behörden bei der Einführung und späteren Nutzung des DMS 4.0.

Das Gesamtprojekt zur Umsetzung von DMS 4.0 mit flächendeckender Einführung der E-Akte und E-Vorgangsbearbeitung wird vom Land Hessen gesteuert. Es obliegt federführend dem HMdIS in gemeinsamer Verantwortung mit dem HMdF. Die Einführung in den Behörden wird vom jeweiligen Ressort gesteuert und dann von den Behörden selbst für die organisationseigenen Einführungsprozesse übernommen.